Helft van Vlaamse werknemers voorstander van vergadervrije momenten

5 op de 10 Vlaamse werknemers is voorstander van een op voorhand vastgelegd vergadervrij moment. 4 op de 10 staat ervoor open, en slechts 1 op de 10 is tegen het idee. Dat blijkt uit een nieuwe studie van UGent @ Work, waarbij 1.000 Vlaamse werknemers tussen de 18 en 64 jaar werden bevraagd.

“In een voorgaand onderzoek zagen we dat mensen vinden dat ze effectief te veel vergaderen”, zegt professor Human Resources Management Eveline Schollaert (UGent) in "Nieuwe feiten". “We vonden in dit vervolgonderzoek dat mensen echt wel voorstander zijn van het inbouwen van vergadervrije momenten in de werkweek.” 

Hoe dat vergadervrij moment er precies mag uitzien, is niet eenduidig te beantwoorden. “We zien dat er een voorkeur is voor een halve dag per week.” Al is er geen significant verschil met andere voorstellen, zoals een volledige vergadervrije dag of een vooropgezet aantal dagen per maand. “Mensen lijken open te staan voor verschillende benaderingen, wat flexibiliteit biedt aan werkgevers. Ze kunnen zelf kiezen hoe ze vergadervrije momenten kunnen inplannen.”

Volgens Schollaert is het geen verrassing dat het idee goed onthaald wordt. “Het is een vast blok waarin je echt kan focussen en je je brein even rust kan geven.” Dat is geen overbodige luxe, zo blijkt. “Je brein is niet gemaakt om te multitasken. Als je aan een project bezig bent en je wordt gestoord door vergaderingen, kan je nooit in de juiste flow geraken. Dat zou wel kunnen op dat vast moment.”

Opvallend: vooral vrouwen zijn voorstander van dat vergadervrij blok. “We vermoeden dat dat komt omdat vrouwen veel meer deeltijds werken, ongeveer 30 procent in vergelijking met 8 procent van de mannen.” Daarnaast ziet ze ook een andere verklaring. “Uit recente cijfers blijkt dat vrouwen ook vaak huishoudelijke taken op zich nemen. Net om die reden zijn ze wellicht fan om een vast blok met autonomie te hebben.”

BELUISTER - "Vergaderen is een gewoonte geworden" zegt professor Eveline Schollaert (UGent) in "Nieuwe Feiten" op Radio 1:

Vergaderen is een gewoonte geworden, denkt Schollaert. Zij onderscheidt twee problemen als het op vergaderen aankomt. “Enerzijds hebben we het probleem dat veel van de huidige vergaderingen best vermeden kunnen worden. Ze zouden alleen moeten plaatsvinden als men moet brainstormen of beslissingen nemen. Ook met de juiste mensen.” Vaak worden te veel mensen bij vergaderingen betrokken en duren ze te lang. De leuze "Dat had ook een e-mail kunnen zijn" slaat volgens haar de nagel op de kop.

“Anderzijds is er ook het Job Demands-Resources Model”, zegt Schollaert. Die theorie stelt dat er werkeisen (‘job demands’) zijn, zoals werkdruk en tijdsdruk, en hulpbronnen (‘job resources’), zoals sociale connectie op het werk of autonomie. “Om werkstress te vermijden, moeten de demands zo laag mogelijk en de resources zo hoog mogelijk zijn.” Vergaderingen doen juist het omgekeerde. “Je krijgt werkdruk door de vele vergaderingen, en tegelijk wordt je autonomie weggenomen.”

Er moeten cruciale vragen gesteld worden als het op vergaderen aankomt, benadrukt Schollaert. “Is deze vergadering echt nodig? Kunnen we dat niet efficiënter oplossen? Moet iedereen per se betrokken zijn?” Bovendien zouden die vergadervrije blokken een buitenkans voor werkgevers kunnen betekenen. “Enerzijds om de productiviteit van werknemers te verhogen, anderzijds om hun welzijn te verbeteren.”